Paso 1.

a) Iniciar trámite de reserva de nombre de la Asociación Civil. Este trámite si bien no es obligatorio, resulta muy útil efectuarlo previo a iniciar el trámite de constitución propiamente dicho, por dos motivos: (i) a los fines de asegurarse que el nombre de la asociación elegido no se encuentre siendo utilizado por otra asociación inscripta; (ii) para hacer una reserva de dicho nombre y evitar que otra asociación lo utilice. Se inicia a través del Anexo 11 (Descargar aquí)y resulta gratuito.

b) Elaborar estatuto social con un profesional y/o adoptar el modelo tipo sugerido por la DPPJ (Descargar aquí).El modelo tipo sugerido requiere un mínimo inicial de 9 asociados fundadores, a fin de poder cubrir todos los cargos de Comisión Directiva y Comisión Revisora de Cuentas.

c) Concurrir a un escribano público para pasar el estatuto a escritura pública; Certificar las firmas del formulario de inicio minuta rogatoria (ver Paso 2. Pto. a);

Paso 2.

Concurrir a la DPPJ (o delegación de la DPPJ más cercana a su domicilio) con:

a) Formulario Minuta Rogatoria Anexo 2 (Descargar aquí) con firma certificada de presidente o secretario, tildando trámite Constitución Civiles.

b) Nota solicitando el reconocimiento como persona jurídica y la autorización administrativa para funcionar (Descargar modelo).

c) Estatuto por escritura pública con más una copia certificada de dicho instrumento. d) En caso de iniciar alguno de los trámites urgentes se deberá acompañar el pago de tasa respectiva (Descargar tasas especiales). Si inicia el trámite común, no debe abonar ninguna tasa, siendo totalmente gratuito.

¿Qué presentar?

1) Formulario Minuta Rogatoria Anexo 2 (Descargar aquí), con firma certificada de presidente o secretario, tildando trámite “Reforma de Civiles”.

2) Declaración jurada (Descargar modelo) con firma de secretario o presidente, acerca de:

• Forma y fecha de la convocatoria
• Hora de inicio
• Cantidad de socios en condiciones de votar
• Cantidad de socios presentes
• Si se celebró en primera o segunda convocatoria
• Mayoría con la que se aprobó cada modificación
• Objeto de la reforma

3) Fotocopia certificada del acta de asamblea general extraordinaria volcada a libro en la que se trató y aprobó la reforma que deberá incluir la redacción integra de el/los artículo/s modificado/s. En caso que el acta haya sido volcada a libro en forma manuscrita, se deberá acompañar, además, un acta mecanografiada, con certificación de contenido.

4) Copia certificada del folio del libro de asistencia a asambleas de donde surgen los socios asistentes a la asamblea debidamente firmado por cada uno de ellos.

¿Cómo rubrico?

a) Primera Rúbrica: Constituida una asociación civil, dentro de los 90 días, se debe concurrir con los 7 libros obligatorios (se adquieren en librerías comerciales) a la DPPJ o sus delegaciones, e ingresarlos junto al Anexo 4 “formulario solicitud de Rubrica de Libros” (Descargar aquí). Los libros que se rubriquen por primera vez, serán para siempre los identificados con el Nro. 1.

b) Nuevas rúbricas: finalizado uno o más libros Nro. 1 (o en caso de extravío) se debe rubricar nuevo/s, los cuales se identificarán con el Nro. 2 y así sucesivamente. Al efecto, se deberá acompañar el nuevo libro, junto al Anexo 4, con más la rúbrica del libro inmediatamente anterior. En caso de extravío o robo, se deberá acompañar también la respectiva denuncia.

En la actualidad, la DPPJ emite dos tipos de certificados a las asociaciones civiles:

a) De Vigencia y Regularidad, y

b) De Vigencia.

¿Qué son y para qué sirven?

El certificado de “Vigencia” acredita que la asociación que lo solicita se encuentra registrada ante la DPPJ. Por su parte, el de “Vigencia y Regularidad”, además de la inscripción, acredita que la asociación mantiene regularidad en la presentación de sus obligaciones formales frente a la DPPJ. Este último resulta de gran importancia para la vida de las asociaciones, ya que es pedido por organismos gubernamentales y privados para otorgar exenciones fiscales, subsidios, para la apertura de cuentas bancarias, etc.

¿Cómo lo pido?

• Minuta rogatoria Anexo 2 (Descargar aquí), con firma certificada de presidente o secretario, tildando trámite “Certificado de Vigencia”.
• Declaración Jurada declarando ser presidente o secretario de la entidad solicitante (Descargar modelo).

Nota. La emisión de uno u otro certificado dependerá de la situación en que se encuentre la asociación peticionante respecto al cumplimiento de sus obligaciones formales frente a la DPPJ. Las entidades que se encuentren al día, están eximidas de presentar la declaración jurada. En caso de duda del estado de situación, aconsejamos su acompañamiento.

Se deben efectuar por escrito y presentar ante la DPPJ, delegaciones o municipios, indicando nombres y apellidos completos, número de documento de identidad del denunciante, domicilio real, teléfono/s de contacto, correo electrónico y el carácter en que realiza la denuncia. Debe indicar si es en defensa de un interés propio o si se trata de poner en conocimiento de la DPPJ una infracción de las normas vigentes.

En el escrito se tendrá que constituir domicilio especial en La Plata o ciudad de asiento de la delegación; tendrá que indicar los hechos que han dado lugar a la denuncia indicando además las normas infringidas y las que consagran el derecho reclamado en forma clara y precisa.

Se deberá ofrecer y agregar toda la prueba documental, en original o copia certificada, acompañando además copias para traslado.

Un modelo tipo de de denuncia se encuentra disponible en (Descargar modelo)

Las asociaciones civiles a fin de mantener su regularidad frente a la DPPJ deben presentar anualmente, una vez celebrada la asamblea ordinaria o extraordinaria, cierta documentación, la cual podría resumirse en la siguiente:

1) Estados contables del ejercicio, balance, memoria e informe de Comisión Revisora de Cuentas. El balance debe estar firmado por presidente y tesorero, debe contar con dictamen de contador público y su firma ser certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires.

2) Copia certificada del acta de asamblea que aprueba el ejercicio y en su caso, que resuelve la designación de autoridades.

3) Copia certificada del folio respectivo del libro de asistencia a asamblea que justifica el quórum de la de asamblea.

4) Carga Web e impresión del Formulario Anexo 7 (Ingreso al formulario)

5) En caso de existir designación de autoridades, se deberá acompañar también, Declaración Jurada de Persona Políticamente Expuesta – Anexo XIX-, con firma certificada (Descargar aquí)

El incumplimiento de esta obligación impide obtener el certificado de vigencia y regularidad. En caso que los incumplimientos alcancen los 5 años la institución puede ser pasible de intervención estatal y hasta incluso de cancelación de su matrícula.

Se hace saber que a partir del 1 de enero de 2017, entrará en vigencia una nueva normativa que categorizará al universo asociativo a los fines de regular y graduar la presentación de documentación anual exigida. Para ver las categorías y sus obligaciones entre aquí.

¿Qué es una Normalización?

Es un proceso excepcional por medio del cual se busca que una asociación civil vuelva a tener autoridades legalmente constituidas; y a su vez, ordene su documentación jurídico contable, a fin de recobrar todos los efectos y beneficios de la mencionada estructura asociativa.

¿Cuáles son los supuestos para iniciar una normalización?

Asociaciones civiles que no tengan autoridades legalmente constituidas; o que se encuentren con un deterioro institucional en cuanto a su documentación jurídico y contable que impida demostrar la legitimidad y legalidad de las personas que dicen ser autoridades.

¿Qué cuestiones serán trascendentales en un proceso de normalización?

1. Se cuente con asociados que puedan demostrar su calidad de “socios” al último día de mandato de la última comisión directiva registrada en la DPPJ o que hayan sido socios fundadores; todo ello, en número suficiente para poder cubrir todos los cargos sociales que prevea el estatuto. Como consecuencia de este punto, resultaría muy útil que Ud. antes de comenzar el trámite sepa cuál fue la última comisión directiva inscripta en la DPPJ, para así poder saber qué antigüedad mínima le será requerida por la DPPJ a los socios que participen en el procedimiento de normalización, ya sea como normalizadores o como simples asistentes a las asambleas que deban realizarse durante el mencionado procedimiento.
2. Se convoque, a su oportunidad, a una asamblea de autoconvocados cumpliendo acabadamente con las exigencias dispuestas en el Art 8 de la Disp. 52/2016.
3. Los Normalizadores elegidos puedan disponer del tiempo para llevar adelante las siguientes funciones: i) Rubricar los Libros obligatorios que no posea la entidad; ii) Reempadronar por 30 días a todos aquellos socios en el libro de registro de asociados, con una antigüedad no inferior al último día de mandato de la ultimo comisión directiva registrada en la DPPJ; iii)- Confeccionar los estados contables que faltaren en la entidad, al menos, por los últimos cinco ejercicios cerrados inmediatamente anterior al inicio de la normalización. iv)- Convocar a Asamblea de asociados y llevarla adelante.

Nota: Para un conocimiento más exhaustivo, recomendamos al menos, la lectura de los Artículos 2, 5, 6 a 17 de la Disposición DPPJ 52/2016 (ingrese aquí) y que, en su caso, se asesore. Al efecto, usted podrá encontrar asesoramiento gratuito en la propia DPPJ; o en los municipios que tienen convenio con la DPPJ (ver municipios conveniados)

Pasos sugeridos para realizar el procedimiento con éxito:

Antes del Inicio:

1. Lea con detenimiento los Artículos 2, 5, 6 a 17 de la Disposición 52/2016. En caso de duda, busque asesoramiento.
2. Intente asegurarse que podrá reunir a socios suficientes bajo las condiciones de antigüedad exigidas, para que oportunamente concurran a la asamblea de autoconvocados y den quorum mínimo (ver Art 8 Disp. 52/16)

Inicio:

1. Inicie el procedimiento en la DPPJ mediante minuta rogatoria Anexo 2 Disp. 45/15 (Descargar aquí) y formulario Anexo I de la Disposición 52/2016 (Descargar aquí).
2. Una vez aceptado por la DPPJ el inicio del procedimiento, recién ahí se autorizará al administrado a convocar a asamblea de asociados autoconvocados, adoptando el modelo de convocatoria del Anexo 2 de la Disposición 52/2016 (Descargar aquí).
3. Celebrada la asamblea del punto anterior, quienes hayas resultado “normalizadores” deberán presentarse ante la DPPJ, para su legitimación y acompañamiento de la documental exigida en el Art. 10 Disposición 52/2016.
4. Los normalizadores, una vez que fueran legitimados, quedaran facultados para cumplimentar lo dispuesto en los Artículos 11 a 15 de la Disposición 52/2016.
5. Elegida la comisión Directiva. Deberá presentarse en el expediente a fin de cumplimentar lo dispuesto en el Art 16 de la Disposición 52/2016.